Содержание:

Автоответ в Outlook помогает не пропускать письма в отпуске: вы заранее сообщаете, что вас не будет, и указываете, куда обращаться по срочным вопросам. В Outlook 2016 есть два рабочих пути, и выбор зависит от типа почты.

Определите тип учетной записи (это важно)

Скорее всего, у вас один из двух вариантов:

  • Exchange (корпоративная почта) - в этом случае в Outlook есть встроенный механизм автоответа с расписанием.
  • Любая другая учетная запись (POP/IMAP и т.п.) - обычно нужно настраивать поведение через правило и шаблон сообщения.

Вариант 1: Exchange (встроенные автоответы с датами)

  1. Откройте Outlook.
  2. Зайдите в Файл.
  3. Найдите пункт Автоответы.
  4. Включите Отправлять автоответы.
  5. Если нужно строго на период отпуска, включите Отправлять только в течение следующего периода и задайте начало и окончание.
  6. Подготовьте текст:
  7. во вкладке В пределах организации напишите сообщение для коллег (корпоративная переписка);
  8. при необходимости во вкладке За пределами организации напишите отдельный текст для внешних адресатов.
  9. Нажмите ОК, чтобы сохранить настройки.

Как будет работать:
- в указанное время автоответ уходит всем, кто пишет вам на почту;
- если период не задан, автоответ нужно будет отключить вручную после возвращения.

Вариант 2: Не Exchange (через правило и шаблон)

Этот способ подходит, когда в Outlook нет пункта Автоответы или функция недоступна для вашей учетной записи.

Шаг 1. Создайте шаблон сообщения

  1. В Outlook откройте Создать сообщение.
  2. Введите текст, который должен получать человек, который вам написал (например: “Я в отпуске до …, по срочным вопросам пишите …”).
  3. Поля Кому и Тема можно не заполнять.
  4. Сохраните письмо как шаблон Outlook:
  5. Файл -> Сохранить как;
  6. выберите формат Шаблон Outlook и сохраните файл (запомните папку, куда сохранили).

Шаг 2. Настройте правило

  1. В Outlook зайдите в Файл -> Управление правилами и оповещениями.
  2. Нажмите Новое….
  3. Выберите вариант Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите Далее.
  4. Чтобы отвечать на все письма, ничего в условиях не меняйте и просто нажмите Далее.
  5. В действиях включите Ответить, используя указанный шаблон.
  6. Внизу нажмите на ссылку указанный шаблон и укажите ваш файл-шаблон:
  7. выберите Шаблоны в файловой системе;
  8. нажмите Обзор, найдите сохраненный шаблон и нажмите Открыть.
  9. Нажмите Далее (исключения можно не добавлять).
  10. На последнем шаге поставьте галочку Включить правило и нажмите Готово.

Отключение после отпуска

После возвращения не забудьте выключить правило:
- Файл -> Управление правилами и оповещениями -> снимите галочку с нужного правила или удалите его.

Что именно написать в автоответе (готовая структура)

Лучше работает короткий текст с понятными деталями. Вариант, который можно скопировать и подставить даты:

  • Я в отпуске с дата по дата.
  • Письма буду читать после возвращения (или отвечу по возможности).
  • Срочные вопросы: контакт/почта/телефон.

Сравнение способов (коротко)

Способ Когда подходит Где настраивается Можно поставить период дат Чем управлять после отпуска
Встроенный автоответ Учетная запись Exchange Файл -> Автоответы Да Отключить автоответы (или изменить период)
Через правило + шаблон Не Exchange (или автоответ недоступен) Файл -> Управление правилами и оповещениями Нет (как часть системы) Выключить/удалить правило

Быстрые подсказки, чтобы не испортить письма

  • Если планируете отпуск заранее, обязательно используйте Отправлять только в течение следующего периода, чтобы не забыть отключить автоответ.
  • Для внешних адресатов часто делают более формальный текст, для внутренних - можно короче и с понятным “куда писать по работе”.
  • Если вы используете способ через правило, убедитесь, что в вашем шаблоне есть нужные контакты на случай срочности.

Источники

  • Microsoft Support: настройка автоматических ответов в Outlook (официальная документация) - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
  • Microsoft Support: автоответы и условия по типам учетных записей (официальная документация) - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоответов-в-outlook-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51