Как настроить в 1С:ЗУП отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется через документ Больничный лист. Дальше ЗУП рассчитывает пособие и отражает отсутствие, а при необходимости формирует документы для СФР (в т.ч. ЕФС-1).

Ниже - пошаговая схема для 1С:ЗУП 3 (и 1С:ЗУП 8 редакции 3).

Что нужно подготовить до оформления

1. Данные сотрудницы в карточке (в т.ч. страховой стаж для больничных).
2. Больничный лист (обычно приходит из ЭЛН, но документ можно создать вручную).
3. При необходимости - сведения о заработке у предыдущих работодателей (если стаж/доход в расчетном периоде неполный).

Проверьте страховой стаж (чтобы расчет пособия был корректным)

Перед созданием больничного проверьте, что в базе заполнено:

• Сотрудники -> карточка сотрудницы
• ссылка Трудовая деятельность
• раздел Страховой стаж для оплаты больничных листов

Если стаж не заполнен, в документе часто появляется подсказка, что пособия могут быть рассчитаны неверно.

Настройка: когда ЗУП будет создавать отсутствие и больничные автоматически

Если хотите, чтобы при изменениях по ЭЛН в системе все формировалось без лишних ручных шагов:

• Настройка -> Организации
• вкладка Учетная политика и другие настройки
• ссылка Учетная политика
• вкладка Пособия СФР
• включите Автоматически создавать отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН
• включите Сразу утвердить отсутствия
• там же можно включить:
• Автоматически создавать больничные при закрытии ЭЛН

После этого в ЗУП будут появляться документы/записи на основе сведений, приходящих из ФСС/СФР.

Создайте больничный лист для отпуска по беременности и родам

Где находится документ

• Зарплата -> Больничные листы
• кнопка Создать

Как заполнить

В форме больничного заполните шапку:
- месяц
- сотрудник
- организация
- номер листка нетрудоспособности (если вручную) либо используйте загрузку из ФСС/СФР

Часто удобнее так:
- кнопка Получить из ФСС (если обмен с ФСС/СФР настроен и доступен)

Ключевые поля на вкладке «Главное»

• Причина нетрудоспособности -> выберите (05) Отпуск по беременности и родам
• Период освобождения от работы -> укажите даты по больничному

Важные флажки и расчеты

• Учитывать заработок предыдущих страхователей (если он нужен для расчетного периода)
• Освободить ставку на период отсутствия (если планируется замена и в учете есть штатное расписание)

После заполнения ЗУП рассчитает начисление. Если средний заработок не рассчитается корректно (например, из-за неполных данных), в разделе Средний заработок откройте форму ввода и добавьте нужные суммы/параметры.

Проверьте расчет и сформируйте печатные формы

В больничном можно проверить:
- Расчет пособия
- Расчет среднего заработка
- Подробный расчет начислений
- по кнопке Печать также может быть доступен документ приказа по форме Т-6 (если включена соответствующая настройка)

Перед дальнейшими шагами документ обычно нужно:
- Записать и провести

Если нужно: отпуск начинается позже даты из больничного (перенос)

Ситуация бывает такая: заявление сотрудницы на начало отпуска позже даты, указанной в ЭЛН.

Тогда:
1. в Больничный лист вручную измените дату начала отпуска (на вкладке/поле, где задан период освобождения)
2. пересформируйте/проверьте документ, чтобы отражение было актуальным

Чтобы дата корректно ушла в СФР, ориентируйтесь на формирование Ответа на запрос СФР для расчета пособий (см. следующий раздел).

Выплата пособия: как отразить в ЗУП

Дальше логика зависит от того, кто выплачивает пособие (работодатель или по схеме СФР). В стандартной практике для ЗУП:

• откройте больничный
• проверьте вкладки Оплата / Начислено (подробно)

Если выплата идет через работодателя, в больничном используйте:
- кнопку Выплатить
- ЗУП создаст нужную ведомость под вашу настройку выплаты:
- Ведомость в кассу
- Ведомость в банк
- Ведомость перечислений на счета
- и т.п.

Если пособие полностью выплачивает СФР, в больничном в части начисления за счет работодателя обычно будет пусто/нулевое, а расчет будет относиться к СФР.

Передача данных в СФР: ЕФС-1 «Назначение выплат по ОСС»

С 2024 года работодатели подают сведения ЕФС-1 по виду «Назначение выплат по ОСС».

В ЗУП:
- Отчетность, справки -> Документы персучета
- кнопка Создать
- выбрать Сведения о страховом стаже, ЕФС-1, подраздел 1.2
- в Тип сведений -> Назначение выплат по ОСС
- добавьте сотрудницу в табличную часть (Подбор)
- проверьте строки (в т.ч. начало периода и дату начала отпуска)
- Провести
- Отправить

После принятия СФР:
- поставьте отметку Документ принят в СФР (не редактируется)

Когда нужно сформировать «Ответ на запрос СФР для расчета пособий»

Если в вашей схеме ЗУП получает от СФР входящий запрос на расчет, обычно порядок такой:
1. зайдите в раздел, где отображаются входящие запросы, связанные с расчетом пособий (ориентируйтесь на то, что они приходят из СФР)
2. проверьте данные во входящем запросе:
- Вид договора
- Данные для расчета
- Метод назначения и выплаты пособия
3. сформируйте документы:
- Создать на основании -> Больничный лист
4. проверьте, что в ответе совпадает Методы назначения и выплаты пособия
5. затем:
- Провести
- Отправить в Фонд
6. дождитесь статуса Принят Фондом

Замена лет расчетного периода (если есть отпуск по уходу за ребенком)

Если в расчетном периоде была ситуация, из-за которой средний заработок получается меньше (например, отпуск по уходу), по заявлению возможна замена лет.

В больничном:
- откройте раздел/кнопку Средний заработок
- в форме ввода поставьте Задается вручную в Расчетный период среднего заработка
- задайте нужные годы
- сохраните

Дальше сформируйте/проверьте Ответ на запрос СФР для расчета пособий, чтобы в нем была отметка:
- Есть заявление о замене лет расчетного периода

Если нужна корректировка: сотрудница принесла справку позже или стаж исправили

Типовой путь в ЗУП:
1. откройте больничный, который нужно исправить
2. нажмите Исправить
3. в новом больничном:
- проверьте флаг Учитывать заработок предыдущих страхователей (если он применим)
- откройте редактирование среднего заработка и внесите данные
4. после проведения:
- старый документ станет недоступен для редактирования (обычно помечается, что он исправлен)

Декрет без оплаты (для отражения ситуации совместительства)

Если сотрудница работает по совместительству, пособие может выплачиваться на основном месте работы, а в ЗУП нужно отразить период отсутствия без «лишнего» начисления.

Для этого в 1С:ЗУП заводится/используется отдельное начисление:

• Настройка -> Начисления -> Создать
• назначение начисления: Отпуск по беременности и родам без оплаты

Дальше в больничном (в логике начислений) ЗУП подставит нужный вариант, если на соответствующей вкладке не назначается пособие с… по….

Частые места, где «все сломалось» (быстрый чек-лист)

Куда смотреть итог в документе больничного

Для контроля всегда используйте два места:
- Оплата (что именно будет назначено к выплате, период начисления, способ/проценты при наличии)
- Начислено (подробно) (какие начисления появились, по месяцам, за какие дни и на основании чего)

Когда все сходится:
- документ проведен
- выплата отражена (если требуется)
- при необходимости сформированы сведения для СФР