В этой статье подробно разберём, что такое универсальный передаточный документ (УПД) в бухгалтерии, зачем он нужен, как его правильно оформлять, какие преимущества он даёт и как использовать в электронном документообороте. Если вы когда-нибудь задумывались, можно ли упростить бумажную волокиту с накладными и счетами-фактурами, то добро пожаловать — сегодня вы узнаете, почему УПД может стать вашим лучшим другом.

1. Что такое УПД и как он применяется в бухгалтерии?

УПД — это универсальный передаточный документ, который объединяет в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Представьте, что раньше вы вынуждены были оформлять два документа: накладную (подтверждение передачи товара или услуги) и счет-фактуру (для налогового учета НДС). УПД позволяет заменить оба документа одним — экономия времени, сил и бумаги!

Законодательство (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ) требует, чтобы любая хозяйственная операция была подтверждена первичным документом. Для плательщиков НДС дополнительно нужен счет-фактура. УПД аккуратно объединяет эти требования, позволяя оформить сделку одним документом.

Какие операции допускают использование УПД?

• Поставка товаров
• Оказание услуг
• Выполнение работ
• Передача имущественных прав
• Посреднические операции

Однако не все документы можно заменить УПД. Например, товарно-транспортная накладная остаётся отдельным обязательным документом.

2. Правила оформления и требования к УПД

Статусы УПД: зачем они нужны?

В документе есть реквизит «Статус», который показывает, как именно используется УПД:

Если вы увидите статус 3 — это ошибка.

Особенности оформления

• Бумажный УПД: нет строго обязательной формы, но обычно используют форму, рекомендованную ФНС (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). При изменении обязательных реквизитов форму нужно актуализировать (письмо ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368).

• Электронный УПД: обязателен формализованный формат XML, утверждённый приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023. До 1 апреля 2025 года разрешено использовать и старые форматы. Электронный документ удобен для автоматической обработки и визуализации.

Подписи и печати

• При статусе 1 подписи руководителя и бухгалтера обязательны.
• При статусе 2 подписи не обязательны.
• Печать в УПД не обязательна, но если ставится, то освобождает от заполнения некоторых реквизитов.

3. Практическое применение и преимущества использования УПД

Почему стоит использовать УПД?

• Сокращение документооборота: вместо двух документов — один.
• Экономия ресурсов: меньше бумаги, тонера, времени на оформление и хранение.
• Упрощение работы бухгалтерии: меньше ошибок и дублирования информации.
• Повышение эффективности: удобный поиск и обработка документов.

Внедрение в учетные системы и учетную политику

• В «1С:Бухгалтерия 8» и других системах УПД можно формировать и загружать в печатном виде.
• Для использования УПД нужно закрепить его применение в учетной политике организации приказом руководителя.
• Определите, для каких операций будете применять УПД, и согласуйте с контрагентами.
• Обучите сотрудников, ответственных за оформление и обработку УПД, чтобы избежать ошибок.

4. Электронный документооборот и законодательное регулирование УПД

Роль оператора ЭДО (электронного документооборота)

• Оператор ЭДО обеспечивает обмен УПД в формате, утверждённом ФНС.
• Гарантирует сохранность, конфиденциальность и юридическую значимость документов.
• Автоматически проверяет соответствие формата, снижая риск ошибок.
• Для сделок с прослеживаемыми и маркированными товарами обмен УПД через ЭДО обязателен.

Законодательство

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
• Налоговый кодекс РФ (ст. 169 — счет-фактура)
• Приказы ФНС № ММВ-7-15/820@ (2018), № ЕД-7-26/970@ (2023)
• Письма ФНС с рекомендациями по заполнению и использованию УПД

Обязательные ситуации для электронного УПД

• Сделки с маркированными товарами
• Оборот прослеживаемых товаров
• По требованию законодательства и договоренностям сторон

5. Особые случаи и рекомендации по работе с УПД

Корректировка УПД

• Для изменений в УПД используется отдельный документ — универсальный корректировочный документ (УКД).
• В УПД исправления вносить нельзя, чтобы не нарушить налоговый учёт.

Распространённые ошибки

• Неправильный статус (например, статус 3)
• Отсутствие обязательных подписей при статусе 1
• Неправильное заполнение дат, особенно налоговой базы по НДС
• Несогласованное применение УПД с контрагентами

Рекомендации по обучению сотрудников

• Объяснить разницу между статусами УПД
• Показать правила заполнения реквизитов и подписей
• Обучить работе с электронными форматами и операторами ЭДО
• Внедрить внутренние инструкции и контроль качества оформления документов

Итоги

УПД — это просто гениальный способ упростить бухгалтерский документооборот, объединяя в одном документе функции первичного учёта и налоговой отчетности. Его использование позволяет экономить время, снижать ошибки и издержки, а переход на электронный формат делает процесс ещё более удобным и безопасным.

Так что, если вы до сих пор заполняете накладные и счета-фактуры отдельно, задумайтесь: а не пора ли перейти на универсальный передаточный документ? Ваш бухгалтер точно скажет вам спасибо.

Таблица сравнения документов и статусов УПД

Вопрос к вам, читатель!

Вы уже используете УПД в своей бухгалтерии? Если нет, что вас останавливает? Может, боитесь путаницы с новыми статусами или электронным форматом? А может, просто не знаете, с чего начать?

Подумайте, как много времени и нервов можно сэкономить, если перейти на один универсальный документ вместо двух. А если есть вопросы — вы знаете, где искать ответы!

И помните: бухгалтерия — это не только цифры, но и документы. Сделайте их проще, и жизнь станет легче!