Автоответ в Outlook 2013 нужен, чтобы люди не гадали, почему вы молчите: вы заранее сообщаете, что вас не будет и когда вы вернётесь. В Outlook это обычно настраивается двумя способами - зависит от того, какая почта у вас в ящике.
Сначала определите тип почты (самое важное)
Автоответы с таймером и разными текстами для “внутри” и “снаружи” проще всего включаются, когда аккаунт работает через exchange. Признак такой: в Outlook в меню Файл у вас есть пункт Автоответы.
| Что у вас за аккаунт | Что увидите в Outlook 2013 | Лучший способ |
|---|---|---|
| Корпоративная почта через exchange | В Файл есть Автоответы | Настройка “Автоматические ответы” (Out of Office) |
| Личная/обычная почта (POP/IMAP) | Пункт Автоответы может отсутствовать | Правило и шаблон (через правила Outlook) |
Если пункта Автоответы нет - переходите к разделу про правила.
Способ 1. “Автоматические ответы” в Outlook 2013 (под exchange)
- Откройте Outlook.
- Перейдите в Файл.
- Найдите раздел Сведения и нажмите Автоответы.
- Включите Отправлять автоответы.
- Чтобы отправка шла только во время отпуска, включите Отправлять только в течение следующего периода времени и задайте дату/время начала и окончания.
- Заполните текст:
- В пределах организации - сообщение для коллег (внутренним получателям).
- За пределами организации - сообщение для внешних контактов (если нужно).
- Нажмите ОК.
Важно: если вы не зададите период, автоответ будет активен, пока вы его не отключите вручную (через то же окно Автоответы).
Что лучше написать в тексте автоответа
Сделайте сообщение коротким и практичным:
- вы отсутствуете, дата возвращения;
- чем заняться отправителю: куда писать по срочным вопросам/к кому обратиться;
- как с вами связаться (если есть альтернативный адрес или телефон).
Способ 2. Если нет пункта “Автоответы”: правило + шаблон (для не-exchange)
Этот вариант работает в Outlook 2013, когда серверные автоответы в interface недоступны. Суть простая: вы создаёте шаблон письма и правило, которое отвечает на входящие.
Шаг 1. Подготовьте шаблон сообщения
- В Outlook нажмите Создать сообщение.
- Заполните только текст (поля Кому и Тема можно не заполнять).
- Файл -> Сохранить как.
- Выберите тип Шаблон Outlook и сохраните файл в нужную папку.
Шаг 2. Создайте правило, которое будет отправлять автоответ
- В Outlook откройте Файл.
- Перейдите в Управление правилами и оповещениями.
- Нажмите Новое правило.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите Далее.
- Чтобы отвечать всем, на этапе условий просто нажмите Далее и подтвердите действие.
- В нужном шаге отметьте: Ответить, используя указанный шаблон.
- Нажмите на ссылку Указанный шаблон, затем выберите Шаблоны в файловой системе и укажите сохранённый шаблон.
- При необходимости задайте исключения (минимум - чтобы не было циклических ответов).
- На последнем шаге включите Включить правило и нажмите Готово.
Как не получить “двойные” ответы
Если у вас одновременно включены и серверные автоответы exchange, и клиентское правило, отправитель может получить два ответа. В этом случае отключите то, что вам сейчас не нужно.
Как отключить автоответ после отпуска
| Способ настройки | Как выключить |
|---|---|
| Через Автоответы в Outlook 2013 | Файл -> Автоответы -> Не отправлять автоответы |
| Через правило | Файл -> Управление правилами и оповещениями -> снимите галочку с нужного правила |
Быстрый чек-лист перед отъездом
| Проверьте | Зачем |
|---|---|
| Указан период (дата начала/конца) | Не забудете отключить вручную |
| Разные тексты для “внутри/снаружи” (если нужно) | Коллеги и внешние контакты получают уместное сообщение |
| Есть ответственный по срочным вопросам | Люди не “зависают” в ожидании |
| Правило выключено/не дублирует exchange | Не уйдут два автоответа подряд |
Источники
- Microsoft Support: настройка автоматических ответов в Outlook (Office) https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Microsoft Support: автоответы в Outlook для Windows https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B5%D0%B9-%D0%B8-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-windows-1528addb-bd2e-43c5-86f6-d8de5ff13ae9
- Microsoft Support: сообщение “об отсутствии на рабочем месте” через правила https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D9%89%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D1%82%D1%81%D1%83%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B8%D0%B8-%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B5-%D0%B2-outlook-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403