В Outlook 2016 это можно сделать двумя способами: встроенной функцией автоответ (она зависит от типа почтового аккаунта) или через правило с шаблоном письма. Ниже - оба варианта, чтобы вы точно попали в нужный.
Вариант 1. Через «Автоответы» (подходит для Exchange)
Сначала проверьте, есть ли у вас пункт Автоответы.
Как понять, что это Exchange
- Откройте Outlook.
- Перейдите в Файл.
- Посмотрите, есть ли сведения про Microsoft Exchange у вашего аккаунта.
Если пункт Автоответы виден - действуйте так:
Настройка на время отпуска
- В Файл откройте раздел Автоответы.
- Включите Отправлять автоответы.
- Если хотите, чтобы всё само выключилось по датам - поставьте Отправлять только в течение следующего периода и задайте дату начала и окончания.
- Введите текст сообщения.
- Если нужно, настройте отдельно сообщения:
- В пределах организации
- За пределами организации
- Завершите настройку кнопкой ОК.
Как выключить после отпуска
- Вернитесь в Автоответы и выберите Не отправлять автоответы (или аналогичное действие “Отключить” в вашем окне).
Вариант 2. Через правило и шаблон (универсально для Outlook 2016)
Этот способ работает, если Автоответы в Файл не показываются или вам нужно больше контроля (например, разные ответы под разные адреса/темы).
Подготовьте шаблон ответа
- В Outlook создайте новое письмо: Главная → Создать сообщение.
- Введите текст автоответа в тело письма.
- Поля Кому и Тема можно не заполнять.
- Файл → Сохранить как.
- Выберите тип файла Шаблон Outlook (*.oft).
- Сохраните и запомните папку, куда сохранили шаблон.
Создайте правило
- Откройте Файл → Управление правилами и оповещениями.
- Нажмите Новое правило.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям и Далее.
- На шаге с условиями:
- если нужен автоответ всем входящим - ничего не отмечайте и Далее
- в ответ на предупреждение согласитесь
- На шаге действий отметьте Ответить, используя указанный шаблон.
- Внизу нажмите на Указанный шаблон (в описании действия) и выберите:
- Шаблоны в файловой системе
- затем Обзор и укажите сохранённый *.oft
- Открыть и Далее.
- При необходимости исключения можно добавить, если нет - просто Далее.
- На финальном шаге поставьте Включить правило (если хотите запуск прямо сейчас) и нажмите Готово.
Важно: чтобы правило работало и отправляло автоответ, Outlook должен быть запущен.
Отключение после отпуска
- Файл → Управление правилами и оповещениями.
- Найдите созданное правило.
- Снимите галочку с включения правила и нажмите ОК.
Какой способ выбрать (кратко)
| Ситуация | Что делать в Outlook 2016 |
|---|---|
| В Файл есть Автоответы и у вас корпоративный Exchange | Используйте Вариант 1 (включить автоответ, задать даты, текст отдельно “внутри/снаружи”) |
| Пункта Автоответы нет или нужен более гибкий контроль | Используйте Вариант 2 (шаблон + правило) |
| Хотите, чтобы автоответ выключился сам по датам | Вариант 1 с периодом или Вариант 2 с ручным отключением после отпуска |
| Нужно отвечать “на всё” без условий | В Варианте 2 ничего не отмечайте в условиях и настройте действие “ответить шаблоном” |
Что написать в тексте автоответа
Нормально, если сообщение короткое и по делу. Хорошая формула:
- вы отсутствуете (отпуск/не доступен)
- когда примерно вернётесь
- куда обратиться по срочным вопросам (контакт/адрес коллеги)
При настройке отдельно для за пределами организации учитывайте, что автоответы могут улетать на письма любого типа, включая рассылки и нежелательные сообщения.
Источники
- Microsoft Support: “Настройка автоматических ответов в Outlook” https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Microsoft Support: “Использование правил для отправки сообщения об отсутствии на рабочем месте” https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D1%82%D1%81%D1%83%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B8%D0%B8-%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B5-%D0%B2-outlook-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403