Содержание:

Если вам нужно, чтобы вместо вас приходящие письма получили понятный ответ, в Outlook это можно сделать двумя способами: через встроенный автоответ (работает с Exchange) или через правило (подходит, когда автоответа нет).

Уточните, какая у вас почта: Exchange или обычная POP/IMAP

Перед настройкой автоответа в Outlook 2010 важно понять тип учетной записи.

Что у вас Как проверить Подходит способ
Exchange (корпоративная почта) Обычно в учетной записи есть Exchange и в Outlook видна функция «Автоответы» Встроенный автоответ об отсутствии
POP/IMAP (gmail, yandex и т.п.) В меню «Автоответы» может не быть нужного пункта Автоответ через правило + шаблон

Обычно в Outlook 2010 при Exchange есть пункт «Автоответы» в разделе сведений, а при POP/IMAP придется делать настройку вручную через правило.

Способ 1: автоответ через встроенную функцию (Outlook + Exchange)

Это самый простой вариант для Outlook 2010, если у вас учетная запись Exchange.

  1. Откройте Outlook 2010.
  2. Зайдите в меню Файл.
  3. Откройте Сведения.
  4. Нажмите Автоответы (иногда называется «Автоматические ответы»).
  5. Включите Отправлять автоответы.
  6. Если нужно по датам (чтобы ничего не забыть выключить), поставьте Отправлять только в течение следующего периода и укажите дату и время начала/окончания.
  7. На вкладке В пределах организации вставьте текст для коллег.
  8. На вкладке За пределами организации вставьте текст для внешних отправителей.
  9. Нажмите ОК.

Что написать в сообщении (готовый шаблон)

Внутренним коллегам:

Добрый день! Я сейчас в отпуске и отвечу на письма по возвращении: дд.мм. По срочным вопросам: телефон/почта.

Внешним отправителям:

Спасибо за письмо. Сейчас я в отпуске до дд.мм. Ответить смогу после возвращения. Если вопрос срочный, напишите на контакты.

Способ 2: автоответ через правило и шаблон (когда нет встроенного автоответа)

Если в вашем Outlook 2010 нет функции автоответа для вашей учетной записи, выручает схема:
- создаете заготовку письма (шаблон),
- и делаете правило, которое отвечает с этим шаблоном.

Шаг 1. Создайте шаблон письма

  1. Нажмите Создать сообщение.
  2. Введите тему и текст ответа.
  3. В меню Файл выберите Сохранить как.
  4. В типе файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
  5. Сохраните и закройте сообщение.

Шаг 2. Создайте правило

  1. В Outlook 2010 зайдите в Файл → Сведения.
  2. Откройте Правила и оповещения.
  3. Нажмите Новое правило.
  4. Выберите вариант: Применение правила к полученным мной сообщениям.
  5. На этапе действий отметьте: Ответить, используя указанный шаблон.
  6. Внизу кликните ссылку указанный шаблон и выберите ваш файл .oft.
  7. Дальше при необходимости настройте исключения (главное - не попасть в бесконечную переписку).
  8. Завершите: нажмите Готово и проверьте, что правило включено.

Важный момент про тему и “RE:”

У правила, которое отвечает через шаблон, тема будет такой, как вы заложили в шаблоне. Если вам принципиально, чтобы ответ всегда подхватывал тему входящего письма, стандартными средствами Outlook 2010 это обычно сделать нельзя: ответ уходит с заранее заданной формулировкой из шаблона.

Как отключить автоответ в Outlook 2010

Если использовали встроенный автоответ (Exchange)

  1. Файл → Сведения.
  2. Автоответы.
  3. Выберите Не отправлять автоответы.
  4. Нажмите ОК.

Если использовали правило (POP/IMAP)

  1. Файл → Сведения → Правила и оповещения.
  2. Найдите нужное правило.
  3. Снимите галочку Включить правило или удалите правило.

Быстрый выбор: что делать именно вам

Ситуация Что включать
Есть Exchange и в Outlook 2010 видны «Автоответы» Включить встроенный автоответ по датам
Нет «Автоответов», но нужно отвечать письменно Делать автоответ через правило + шаблон
Хотите, чтобы все работало ровно до даты возвращения Встроенный автоответ по периоду или дисциплинированно отключить правило в нужный день

Пример текста автоответа “об отпуске” (универсальный)

Внутри организации:

Добрый день! Я в отпуске до дд.мм. Письма прочитаю по возвращении. Если вопрос срочный, напишите на контакт.

Снаружи организации:

Спасибо за сообщение. Сейчас я отсутствую и отвечу после дд.мм. Если нужно срочно, свяжитесь по контакт.

Если вы не видите “Автоответы” в Outlook 2010

Чаще всего это происходит, когда учетная запись не Exchange (POP/IMAP). Тогда используйте вариант с шаблоном и правилом, как в инструкции выше. Это же подтверждает логика официальной справки Microsoft: автоматические ответы зависят от типа учетной записи и интерфейс меняется.

Источники

  • Microsoft Support: «Настройка автоматических ответов в Outlook» (для классического Outlook и различий по типам учетных записей): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
  • Microsoft Support: «Настройка автоматического ответа вне офиса» (разделы и поведение по аудиториям): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2%D0%BD%D0%B5-%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%B0-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51