Как настроить автоответчик на отпуск в Outlook

Если вы новичок в Outlook и хотите правильно настроить уведомление об отпуске, чтобы коллеги и клиенты получали автоматический ответ о вашем отсутствии, вы попали по адресу! В этой статье подробно рассмотрим, как включить автоматические ответы, задать период отпуска, настроить текст уведомления и проверить его работу. Также расскажем, как справиться с возможными сложностями и повысить эффективность ваших уведомлений.

1. Введение: что такое автоматические ответы в Outlook и зачем они нужны?

Автоматические ответы — это функция, которая позволяет Outlook автоматически отправлять заранее подготовленные сообщения тем, кто пытается с вами связаться по электронной почте в период вашего отсутствия. Например, если вы в отпуске, вы можете уведомить отправителей, что вернётесь позже и сейчас не отвечаете.

• Откройте Outlook.
• Перейдите во вкладку Файл.
• Выберите пункт Автоматические ответы (Отвечать автоматически).
• В появившемся окне активируйте опцию Посылать автоматические ответы.

⚠️ Важно: если у вас отсутствует кнопка "Автоматические ответы", скорей всего, используете версию Outlook, где нужно настроить автоответ через настройки правил — об этом расскажем дальше.

В настольной версии (Outlook 2019, Microsoft 365) автоматические ответы настраиваются через меню Файл → Автоматические ответы, включая установку периода. В веб-версии интерфейс более упрощён, но основные функции работают аналогично.

В окне Автоматические ответы есть опция Отправлять только в течение следующего периода. Там можно выбрать дата и время начала и окончания отпуска. Это самый удобный вариант, чтобы автоответ включался и выключался без вашего вмешательства.

• Есть возможность создать разный текст для внутренних контактов (коллег из организации) и для внешних (клиенты, партнёры).
• В текстовое поле введите понятный и краткий текст сообщения, например:
  «Здравствуйте! Я в отпуске с 10 по 20 апреля и не смогу ответить на ваши письма. После возвращения обязательно свяжусь с вами.»
• Используйте кнопки форматирования, чтобы сделать сообщение более читабельным.

Если в вашем Outlook отсутствует кнопка Автоматические ответы, настройка происходит через создание правила:

• Создайте шаблон письма с вашим текстом автоответа и сохраните его как Шаблон Outlook (.oft).
• Затем перейдите в Правила → Управление правилами и оповещениями → Новое правило.
• Выберите Применение правила к полученным сообщениям.
• На шаге условий ничего не выбирайте и нажмите Далее (согласитесь с применением ко всем письмам).
• Выберите действие Ответить с использованием указанного шаблона и укажите созданный файл шаблона.
• Сохраните правило, теперь Outlook будет автоматически отправлять по шаблону.

• Перед уходом в отпуск отправьте тестовое письмо с другого аккаунта и проверьте, пришёл ли вам автоматический ответ.

• Проверьте, что указанные даты начала и окончания заданного периода актуальны.

• В календаре Outlook создайте событие с названием Отпуск, установите статус Нет доступа или Не беспокоить — это поможет коллегам визуально видеть вашу занятость.

• Проверьте, используете ли вы Exchange аккаунт — автоматические ответы работают только с ним.

• Если нет, настройте автоответ через правила (см. п. 2.4).

• Часто причина — неправильное разрешение экрана или масштабирование текста.

• Попробуйте изменить разрешение экрана или использовать другой монитор с большим дисплеем.

• Перезапустите Outlook после изменения настроек.

• Используйте чёткий и вежливый текст.

• Укажите точные даты отпуска.

• Добавьте контакт коллеги, к которому можно обратиться в экстренных случаях.

• Разделяйте сообщения для внутренних и внешних контактов — внешним лицам ваш внутренний корпоративный жаргон может быть непонятен.

• Пометьте важные письма флагами или перенаправьте ответственным сотрудникам.

• Создайте правило сортировки входящих писем в специальную папку.

• Обновите статус в календаре, чтобы команда видела вашу занятость.

• Создайте в календаре событие Отпуск.

• Сообщите команде о сроках отсутствия.

• Если возможно, оставьте инструкцию, кто и как будет принимать срочные задачи вместо вас.

Теперь вы вооружены полной информацией, как за считанные минуты настроить в Outlook уведомление об отпуске! С таким автоответом ваши контакты будут всегда в курсе, когда можно ожидать от вас ответа, а вы — без стрессов наслаждаться заслуженным отдыхом. Отпуск — это святое, а автоматический ответ — ваш надёжный помощник. Пользуйтесь на здоровье!