Почтовый ящик Outlook быстро заполняется — с каждым днем в нём копятся сотни писем, а освободить место и при этом сохранить все важные сообщения оказывается нелегко. В этом материале мы расскажем, что такое архивирование в Outlook, как настроить автоматическую и ручную архивацию, в чём разница между серверным и локальным архивом, а также как решить возможные проблемы, связанные с этим процессом. Всё на простом и понятном языке, чтобы даже новичок смог разобраться и эффективно управлять своей почтой.

1. Введение в настройку архивации в Outlook

Автоархивация — это функция, которая автоматически перемещает старые письма из основного почтового ящика в отдельный архивный файл, чтобы очистить рабочее пространство и освободить место. При этом важно понимать, что возможности архивирования зависят от типа вашей учётной записи.

  • Microsoft 365, Exchange и Outlook.com: для этих учётных записей в Outlook существует стандартная папка "Архив", которая является частью почтового ящика и не может быть удалена или перемещена. Автоархивация в классическом виде зачастую недоступна, поэтому используют серверный архив, назначаемый администратором.

  • POP и IMAP: для этих учётных записей архив обычно создаётся локально — письма перемещаются в специальный файл на вашем компьютере (PST-файл). Таким образом автоархивация более традиционная и гибко настраивается.

  • Локальная (автоархивация): письма переносятся в локальный файл архива на компьютере пользователя (PST). Это освобождает место в основном почтовом ящике, но при этом доступ к архиву возможен только с того устройства, где он сохранён.

  • Серверный архив: это корпоративное решение для клиентов Microsoft 365 и Exchange с большим объёмом почты. Архив хранится на сервере, создаёт отдельное пространство для старой переписки и доступен с любого устройства. Политики хранения и автоматического перемещения писем управляются администратором.

Рекомендуется использовать локальную архивацию для домашних и небольших почтовых ящиков, а серверный архив — для корпоративных почтовых сред с большими объёмами сообщений.

Тип архивации Хранение данных Доступность Основные особенности
Автоархивация Локальный PST-файл на ПК Только с данного ПК Перемещение старых писем в локальный файл; устаревшая функция
Серверный архив Облачное/серверное хранилище С любых устройств Отдельный архив на сервере, управляемый политиками Exchange
Сетевой архив Корпоративное сетевое решение В рамках сети организации Замена автоархивации в корпоративных средах, обеспечивает безопасность и администрирование
  1. Убедитесь, что ваша учётная запись позволяет использвать автоархивацию (например, POP или IMAP).
  2. В Outlook откройте вкладку Файл, затем выберите Средства очистки или Инструменты (зависит от версии программы).
  3. Нажмите на Архивировать (в старых версиях — «Удалять старые элементы»).
  4. Выберите папку, которую хотите архивировать (обычно это весь почтовый ящик или конкретные папки).
  5. Укажите дату: письма старше этой даты будут перемещены в архив.
  6. При необходимости задайте расположение и имя файла архива (PST).
  7. Подтвердите запуск архивации.

  • Для POP и IMAP:

    • Убедитесь, что в настройках учётной записи включён режим кэширования и сохранены все письма локально.
    • Включите автоархивацию через раздел настроек почты.
    • Выберите папку для архивирования и укажите расположение файла.

  • Для Microsoft 365, Exchange и Outlook.com:

    • Используйте стандартную папку "Архив", она уже есть и не меняется.
    • Автоматическая классическая автоархивация недоступна.
    • Для освобождения места используйте серверный архив с помощью корпоративных политик.

Для надёжной локальной архивации важно:

  1. В настройках учётной записи перейти в параметры кэширования (вкладка Файл → Настройка учётных записей).
  2. Включить режим кэширования (Offline mode) и с помощью ползунка выбрать значение «Все» — для загрузки и хранения копий всех писем с сервера на устройстве.
  3. Перезапустить Outlook и дождаться полной загрузки.
  • В процессе запуска архивации (через Файл → Средства очистки → Архивировать) выберите нужную папку (например, «Входящие» или любую другую).
  • Укажите дату — до какой старости письма отправлять в архив.
  • Через кнопку Обзор укажите путь на компьютере для сохранения файла архива (.pst), задайте имя файла. -После завершения архивации откроется новая папка с архивом в левой панели Outlook.

В классической автоархивации можно настроить:

  • Интервал выполнения архивации (например, каждые 14 дней).
  • Срок хранения писем (перемещать письма старше 6 месяцев, 1 года и т.д.).

Это настраивается в меню Файл → Параметры → Дополнительно → Параметры автоархивации. Там задайте периодичность и параметры удаления/перемещения старых элементов.

Да, при запуске ручной или автоархивации в Outlook можно выбрать:

  • Отдельные папки (например, только «Входящие» или «Отправленные»).
  • Диапазон дат: все письма старше указанной даты.

Для более тонкой настройки выберите нужные папки, а также воспользуйтесь функциями фильтрации сообщений.

  • В Outlook 2016 и новее существует кнопка "Архивировать" в группе команд на ленте.

  • Выделите нужные письма и нажмите эту кнопку — сообщения переместятся в папку "Архив".

  • Быстрое действие – клавиша BACKSPACE — мгновенно архивирует выделенные письма.

  • Важно: если письмо открыто в отдельном окне, клавиша BACKSPACE не работает для архивации; нужно закрыть письмо и выделить его в основном окне.

  • Нет, для учетных записей Microsoft 365, Exchange и Outlook.com папка "Архив" — стандартная и неперемещаемая. Нельзя изменить её расположение или создать отдельную.

  • Для POP и IMAP есть возможность выбрать/создать папку архива вручную.

  • Для ручной архивации выделите нужные письма.

  • Через кнопку Архивировать на ленте или нажмите BACKSPACE.

  • Для папок: в меню Файл → Средства очистки → Архивировать выберите папку и дату для перемещения.

  • Можно запускать автоархивацию вручную в любое удобное время.

  • В статус-баре Outlook можно видеть прогресс загрузки писем при подготовке к архивации.

  • После архивации новая папка с архивом появится в списке папок — проверьте, что письма туда переместились.

  • Используйте поле поиска, чтобы найти архивные сообщения.

  • Архив создаётся в виде PST-файла, сохранённого локально (если это локальная архивация).

  • Обязательно делайте резервные копии этого файла, чтобы избежать потери данных при поломке жёсткого диска.

  • Храните копии на внешних носителях или в облачных сервисах.

  • хранение сообщений в папке Архив упорядочивает почтовый ящик и облегчает поиск.

  • В случае Microsoft 365 и Exchange папка Архив находится на сервере, но перемещение писем в неё не уменьшает объём основного ящика.

  • Для уменьшения размера ящика лучше использовать серверный архив или классическую автоархивацию с перемещением писем в локальный PST-файл.

  • Возможности автоархивации могут быть отключены ИТ-администраторами.

  • В таких случаях обратитесь к системному администратору для уточнения.

  • Для корпоративных пользователей настройка архивирования чаще происходит централизованно через политики Exchange.

  • Для Outlook 365 можно изменить поведение клавиши BACKSPACE и функцию архивации через записи в реестре Windows.

  • Путь в реестре:
    HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
    Имя записи: DisableOneClickArchive, тип DWORD, значение 1 — отключает функцию автоархивации при нажатии BACKSPACE.

  • Будьте осторожны при работе с реестром.

  • Кнопка "Архивировать" доступна только в последних версиях Outlook (2016, 2019, Outlook для Microsoft 365).

  • Если она не видна, возможно, у вас более старая версия или выбран классический интерфейс.

  • Обновите Outlook до последней версии через меню Файл → Учетная запись Office → Параметры обновления → Обновить.

  • При локальной автоархивации, если PST-файл повреждается или удаляется, архивные письма могут быть утеряны.

  • Автоархивация может конфликтовать с политиками Exchange или групповыми настройками, что ограничивает функциональность.

  • Серверный архив требует корпоративной поддержки и не всегда доступен частным пользователям.

  • Определите тип учётной записи, чтобы выбрать правильный способ архивации.
  • Для домашних пользователей с POP/IMAP настройте автоархивацию с загрузкой всех писем и сохранением архива локально.
  • Для корпоративных пользователей Microsoft 365 и Exchange используйте серверный архив и обращайтесь к администратору за настройками.
  • Регулярно делайте резервные копии архивных файлов.
  • используйте горячие клавиши и функции быстрого перемещения для удобства.
  • Следите за обновлениями Outlook и поддерживайте актуальные версии для максимальной функциональности.

Архивация сообщений — ключ к чистоте почтового ящика и эффективной работе с Outlook. Настройте её правильно, и почта перестанет быть источником стресса и проблем!