Автоответчик — это ваш секретный помощник в WhatsApp Business, который позволяет оперативно отвечать клиенту автоматически, даже если вас нет на месте. В этой статье мы подробно расскажем, как правильно настроить разные типы автоматических сообщений — «Приветственное сообщение», «Нет на месте» и быстрые ответы, а также объясним, чем WhatsApp Business отличается от стандартного приложения и API. Вы получите практические рекомендации и узнаете, как персонализировать автоответы, настраивать их график и адресатов, а также познакомитесь с возможностями интеграций и чат-ботов для повышения эффективности общения с клиентами.

Введение в настройку автоответов в WhatsApp Business

Автоответчик в WhatsApp Business — это функция, которая позволяет автоматически отправлять сообщения клиентам, например, когда вы заняты или вне офиса. В стандартном WhatsApp такой функционал отсутствует, а через WhatsApp Business API доступна более продвинутая автоматизация с помощью чат-ботов и интеграций с CRM-системами.

  • WhatsApp (стандартный) — простое общение, без встроенного автоответчика.
  • WhatsApp Business — бесплатное приложение с функциями автоответов: приветственное сообщение, «Нет на месте», быстрые ответы.
  • WhatsApp Business API — профессиональный инструмент для больших компаний с расширенными возможностями автоответчиков и интеграций.

Чтобы настроить автоответы, выполните следующие простые шаги:

  1. Откройте приложение WhatsApp Business.
  2. Нажмите на три точки в правом верхнем углу → выберите «Инструменты для бизнеса» (Business Tools).
  3. Перейдите в раздел:
    • «Приветственное сообщение» — для настройки первого автоматического ответа новым клиентам.
    • «Нет на месте» — для отправки сообщений, когда вы не на связи.
    • «Быстрые ответы» — для создания шаблонов частых сообщений.

Быстрые ответы — это заготовленные шаблоны сообщений, которые вы можете быстро вставлять в переписку с клиентом, экономя время и избегая повторов. В WhatsApp Business можно создать до 50 таких шаблонов.

  • Для добавления шаблона:
    1. В разделе «Инструменты для бизнеса» нажмите «Быстрые ответы».
    2. Создайте шаблон, например, на частый вопрос: «Стоимость доставки…», «Режим работы…» и сохраните.
    3. В диалоге просто выбирайте нужный шаблон и отправляйте.

Вы можете выбрать время, когда автоответчик будет отправлять сообщение об отсутствии:

Параметр расписания Описание Когда использовать
Отправлять всегда Сообщение приходит при каждом сообщении Если хотите круглосуточное автоинформирование
По расписанию Автоответ срабатывает в заданный период времени Для выхода за рамки рабочего времени, например, выходные, обед
В нерабочее время Автоответ только в часы, указанные в профиле фирмы Оптимально для офиса, чтобы не отправлять зимой ночью

Хотите сделать сообщение личным? Например, обращаться к клиенту по имени. В базовом WhatsApp Business такая глубина персонализации ограничена — можно использовать общие приветствия и фразы, например:

«Здравствуйте, имя! Благодарим, что обратились в нашу компанию. Мы рады помочь вам.»

При интеграции с чат-ботами или CRM системы можно настроить более сложное обращение с использованием реальных данных клиента — имя, статус заказа и пр.

  • Приветственное сообщение — отправляется первым при обращении клиента или спустя 14 дней без общения. Подойдёт, чтобы сразу заинтересовать и приветствовать.
  • Сообщение «Нет на месте» — оповещает о вашем отсутствии, сообщает график работы и предлагает оставить заявку.
  • Быстрые ответы — служат для часто задаваемых вопросов и ускоряют диалог с клиентом.

В WhatsApp Business для каждого типа сообщения можно выбрать получателей:

Вариант выбора получателей Описание
Все Автоответ придёт каждому, кто напишет
Все, кто не в контактах Только новым, не сохранённым номерам
Все, кроме… Всем, кроме указанных контактов
Отправить только… Только выбранным контактам

Этот выбор помогает сделать автоответы релевантными и не надоедать постоянным клиентам, если это не нужно.

Для расширенной автоматизации и персонализации автоответов можно подключить сторонние сервисы:

  • Wazzup и другие интеграторы позволяют настроить чат-боты, которые:
    • Автоматически записывают клиентов на услуги.
    • Напоминают о визитах (например, за сутки и за 2 часа).
    • Запрашивают отзывы и мотивируют оставить отзыв онлайн.
    • Поздравляют клиентов с днём рождения и предлагают специальные офферы.

Это снимает нагрузку с менеджеров и сохраняет клиента вовлечённым.

  • Мгновенный отклик даже в нерабочее время.
  • Снижение нагрузки на сотрудников, минимизация ошибок и пропусков запросов.
  • Увеличение среднего чека за счёт своевременных предложений и обработки заявок.
  • Обратная связь и сбор отзывов для улучшения качества.

WhatsApp Business API — это интерфейс для больших компаний и интеграций с CRM и внешними системами. В отличие от простого WhatsApp Business, API позволяет:

  • Автоматически запускать сложные сценарии общения с клиентом.
  • Использовать мультиканальные чат-боты.
  • Рассылать автоматические уведомления и сообщения неограниченному числу клиентов при соблюдении правил WhatsApp.

  • Используйте вежливый, дружелюбный тон и приглашайте к диалогу.

  • В приветственном сообщении представьтесь и кратко расскажите о компании.

  • В «Нет на месте» обязательно укажите время, когда клиент может ожидать ответа.

  • Добавляйте ссылки или контактные данные для быстрой обратной связи.

  • Правильно установите расписание и часы работы, чтобы автоответчик не работал, когда вы на связи.

  • Обновляйте шаблоны регулярно, чтобы информация была актуальной (например, изменения графика, акции).

  • Не отправляйте одну и ту же автоматическую реакцию слишком часто одному клиенту — это может раздражать.

Параметр Советы по настройке
Частота отправки Не чаще одного раза в несколько часов для одного клиента
Персонализация Используйте имя клиента, если возможно
Точность расписания Проверьте временные зоны и часы работы
Ясность и краткость сообщения Избегайте длинных текстов, делайте послание понятным
  • Автоответчик без расписания — клиенты получают его и в рабочее время, когда вы доступны.
  • Незнакомые или неуместные шаблоны, которые могут отпугнуть.
  • Отсутствие вариантов выбора получателей, что ведет к спаму.
  • Необновленные сообщения с устаревшей информацией — вызывает недоверие.
Шаг Действие Примечание
1 Установите и откройте WhatsApp Business Бесплатно для малого и среднего бизнеса
2 Зайдите в Инструменты для бизнеса → выберите тип автоответа Приветственное, Нет на месте, Быстрые ответы
3 Отредактируйте текст, выберите получателей и настройте расписание Добавьте персонализацию, где можно
4 Создайте быстрые ответы для часто задаваемых вопросов Экономия времени при переписке с клиентом
5 При необходимости подключите чат-бот или CRM-интеграцию Для расширенной автоматизации и сбора статистики

Автоматические ответы в WhatsApp Business — это не только способ быстрее и удобнее общаться с клиентами, но и мощный инструмент роста вашей компании. Начните уже сегодня, и ваши клиенты оценят быстрое и внимательное обслуживание!

Надеюсь, теперь вы знаете, как правильно настроить автоответ в WhatsApp и использовать его для улучшения коммуникации с вашими клиентами.