Содержание:

Если вы уедете и не сможете отвечать на письма, в Outlook 2016 обычно делают две вещи: включают автоответ (чтобы люди понимали, что вы в отпуске) и настраивают переадресацию (чтобы письма попадали к тем, кто заменяет вас). Важно не перепутать: автоответ отвечает, а переадресация пересылает письма дальше.

Что именно вы хотите включить на время отпуска

Нужное действие Что делает Когда полезно Где настраивается в Outlook 2016
автоответ (уведомление об отсутствии) отправляет сообщение в ответ на входящие письма людям не нужно ждать ответа, пока вы оффлайн чаще всего через “Автоматические ответы” (работает с Exchange) или через правила
переадресация пересылает входящие письма на другой адрес/ящик чтобы письма не терялись и их мог обработать коллега либо правила Outlook, либо настройки на стороне Exchange (если есть доступ)

Вариант 1. Только автоответ в Outlook 2016 (если у вас Exchange)

Этот способ подходит для учетных записей на сервере Exchange.

  1. Откройте Outlook 2016.
  2. Перейдите Файл.
  3. В разделе Сведения нажмите Автоматические ответы.
  4. Включите Отправлять автоответы.
  5. Если нужно “строго на даты”, поставьте Отправлять только в течение следующего периода и задайте начало и конец.
  6. Заполните два текста:
  7. В пределах организации
  8. За пределами организации
  9. Нажмите ОК.

Подготовьте сообщение так, чтобы было понятно:
- что вы в отпуске и до какой даты будете недоступны;
- кто поможет в срочных вопросах (контакт человека/почта).

Вариант 2. Автоответ через правила Outlook (подходит и без Exchange)

Если Автоматические ответы недоступны, можно сделать автоответ правилом.

  1. Откройте Outlook 2016 и перейдите Файл.
  2. Выберите Сведения.
  3. Откройте Правила и оповещения.
  4. Нажмите Создать правило.
  5. Выберите шаблон: применять правило к сообщениям, которые я получаю (дальше в мастере).
  6. Укажите условие (если нужно отвечать не всем - на этом шаге задайте ограничения; если не нужно - оставляйте “для всех”).
  7. Выберите действие: ответить, используя указанный шаблон.
  8. Подберите ранее созданный шаблон письма.
  9. Убедитесь, что правило включено (галочка Включить правило).

Вариант 3. Переадресация в Outlook 2016 через правила (самый практичный)

Если вам важнее просто чтобы письма уходили на другой адрес/ящик, проще всего включить правило на входящие.

  1. В Outlook 2016 откройте Файл.
  2. Перейдите в Правила и оповещения.
  3. Нажмите Создать правило.
  4. В секции Начать с пустого правила выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю и двигайтесь Далее.
  5. На шаге условий оставьте без изменений, если переадресовать нужно всё входящее.
  6. На шаге действий отметьте:
  7. переслать для <адресаты или общедоступная группа>
  8. либо переслать в виде вложения (если ваш сценарий требует вложения; обычно пересылка “как письмо” удобнее)
  9. В описании правила укажите адрес электронной почты, куда пересылать.
  10. При необходимости добавьте исключения (например, письма от определённого контакта).
  11. Назовите правило и нажмите Готово.
  12. Проверьте, что правило включено.

Важно про “как отвечают” и “от кого” придут письма

Переадресация и пересылка в Outlook по-разному ведут себя при ответах, поэтому заранее выберите нужный вариант:

Что выбрано в правиле Как будет выглядеть адресат при ответе Когда подходит
пересылать (переслать) ответ обычно уходит туда же, куда уходит пересланное сообщение когда вы хотите, чтобы ответы шли на адрес замены
перенаправление/перенаправлять так, чтобы ответы уходили исходному ответы идут исходному отправителю по логике пересылки когда важно сохранить цепочку общения

(Точное поведение зависит от того, какое именно действие выбрано в мастере правил.)

Вариант 4. Переадресация, если вы в Exchange (через настройки mailbox)

Если у вас корпоративный exchange, переадресацию часто настраивают администраторы на уровне mailbox (через EAC или консоль). Пользователь может менять это только при наличии прав, а иначе придется просить доступ.

Суть такая: в свойствах почтового ящика включают пересылку на нужный адрес и решают, доставлять ли письмо также в ваш ящик.

Проверка работоспособности обычно делается в разделе Поток обработки почты (пересылка) или командой вида:
- Get-Mailbox <identity> | Format-List ForwardingSMTPAddress,DeliverToMailboxAndForward

Официальная справка Microsoft по настройке пересылки для Exchange:
https://learn.microsoft.com/ru-ru/exchange/recipients/user-mailboxes/email-forwarding

Как сделать “отпуск без хаоса”: порядок действий

Шаг Что включить Зачем Рекомендация
1 автоответ людям проще понять, что вы оффлайн задайте даты, если есть период
2 переадресация письма попадут коллеге настройте заранее за день до отъезда
3 проверьте формулировки чтобы не было “пустых” ответов укажите сроки и контакт замены
4 выключите после отпуска чтобы не отвечать/не пересылать дальше поставьте контрольную дату в календаре

Мини-чеклист перед отъездом

Проверьте Что должно быть
Тексты автоответа указана дата окончания отсутствия и контакт срочных вопросов
Переадресация письма действительно уходят на нужный адрес/ящик
Правила включены в Outlook 2016 правило не “отключено по ошибке”
Исключения не переадресуются лишние письма (если вы их добавляли)
Даты автоответ ограничен периодом, а переадресацию вы готовы отключить вовремя

Источники

  • Microsoft: включение/отключение автоматической переадресации и правила для переадресации в Outlook (справка): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/использование-правил-для-автоматической-переадресации-сообщений-45aa9664-4911-4f96-9663-ece42816d746
  • Microsoft: переадресация в Exchange/почтовых ящиках (справка): https://learn.microsoft.com/ru-ru/exchange/recipients/user-mailboxes/email-forwarding
  • Microsoft: автоматические ответы в Outlook.com/подход через автоответ (логика “уведомить в отсутствие”): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-или-отключение-автоматической-переадресации-в-outlook-com-6246987c-6c8f-4144-b255-14fc07007dad