Как настроить поиск писем в Outlook

Владельцы электронной почты, будь вы деловым человеком или просто активным пользователем, прекрасно знают: поиск нужного письма порой превращается в настоящую проблему. Но не волнуйтесь! В этом материале я подробно расскажу, как настроить поиск писем в Outlook — одном из самых популярных почтовых клиентов. Мы разберёмся, как искать сообщения по имени, теме, дате, использовать фильтры и операторы, а также выполнять сложные поисковые запросы.

I. Введение в поиск писем в Outlook

В Outlook поиск — ваш главный помощник для нахождения нужного сообщения среди горы входящих. Чтобы начать:

• Найдите строку поиска в верхней части окна программы — обычно она подписана «Поиск» или выглядит как пустое поле с лупой.
• Введите туда имя отправителя, тему письма или фразу, которая содержится в тексте нужного сообщения.
• Если вы хотите искать именно точное словосочетание, заключите его в кавычки — например, "отчет за месяц". Это поможет найти сообщения, где эти слова идут именно в таком порядке.

Outlook предлагает несколько важных возможностей:

• Можно сужать или расширять область поиска: искать в текущей папке, во всех почтовых ящиках или во всех элементах Outlook.
• Встроенный фильтр поможет искать по отправителю, теме, дате, категориям, важности и даже присутствию вложений.
• Лента инструментов включает специальные кнопки для быстрого уточнения критериев поиска.

Хорошая новость: интерфейс и возможности поиска в Outlook практически одинаковы во всех версиях — будь то веб-сайт, приложение для Windows или Mac. Это значит, что изучив поиск один раз, вы сможете легко использовать его на любом устройстве без лишних сложностей.

Чтобы сузить результаты, воспользуйтесь встроенными фильтрами:

Кавычки помогают находить точные фразы. Например, запрос "проект план" найдёт письма, где эти слова стоят именно в таком порядке. Это помогает исключить много лишних результатов.

Для включения или исключения ключевых слов используйте:

• + или просто ввод слова — письмо должно содержать это слово.
• - перед словом — исключает письма с этим словом.

Например, запрос отчет -черновик покажет все письма с «отчет», кроме тех, которые содержат «черновик».

На панели поиска можно выбрать соответствующие кнопки или фильтры для быстрого доступа к:

• письмам с конкретной категорией,
• письмам с деловым или особым статусом, например, важным,
• письмам, которые имеют вложения.

Эти параметры сильно ускоряют получение точных результатов.

Выбор правильной области — важный шаг:

• Текущая папка — если вы хотите искать только в выбранной папке (например, "Входящие").
• Все почтовые ящики — чтобы охватить все подключенные аккаунты.
• Все элементы Outlook — включает не только письма, но и задачи, заметки, календарь.

Выбор производится в выпадающем меню слева от поискового поля.

Чтобы искать письма за определённый период:

• Используйте кнопку «Получено» и выберите диапазон: сегодня, вчера, на прошлой неделе, в прошлом месяце.
• Если нужный период отсутствует в меню, можно вручную ввести запрос, например:

  получено:2021-06-01..2021-06-30

  — для поиска писем, полученных с 1 по 30 июня 2021.

Outlook позволяет комбинировать фильтры. Например, чтобы найти все письма от Ольги, полученные в прошлом месяце, с словом «отчет» в теме, сделайте так:

• В поле поиска введите частично или используйте кнопки:
  • От: Ольга
  • Тема: отчет
  • Получено: Прошлый месяц

Происходит автоматическое добавление этих условий, и вы получите точный результат.

Чтобы узнать, какие письма были отправлены или получены в конкретное время, используйте фильтр «Получено» с ручным вводом дат в формате год-месяц-день. Это позволяет выполнять точные критерии поиска по времени.

Outlook запоминает последний поиск и позволяет быстро его повторить через кнопку «Недавно выполненный поиск». Полного сохранения сложных поисковых запросов в стандартном виде нет, но можно создавать собственные папки поиска с нужными критериями для постоянного доступа.

• Используйте операторы (например, кавычки для точных фраз).
• Ограничивайте область поиска — не ищите сразу во всех папках, если нет необходимости.
• Уточняйте по дате и отправителю.
• Добавляйте фильтры важности или категорий, чтобы отсеять неинтересные письма.
• Применяйте исключения ключевых слов.

Через меню «Больше» в группе уточнения можно искать письма:

• С вложениями — быстро найти документы, фото и другие файлы.
• Определенного размера — например, искать большие письма, чтобы разгрузить почту.
• С определёнными флагами и отметками, например, конфиденциальные письма.

Outlook позволяет выделять письма, помеченные как важные, конфиденциальные или с определёнными категориями, используя соответствующие пункты меню на ленте поиска. Это помогает быстро фокусироваться на срочных и важных сообщениях.

Настроить поиск писем в Outlook — это не только просто, но и очень эффективно, если знать ключевые возможности и применять фильтры. Начинайте с простого ввода имени, темы или фразы, затем переходите к уточнению по дате, отправителю и вложениям. Используйте кавычки и операторы для точного поиска и не забывайте выбирать правильную область поиска — это сразу сузит круг результатов. Со временем вы научитесь создавать сложные запросы и сможете мгновенно находить любое письмо из вашей электронной почты.

Теперь никакие десятки или сотни сообщений вас не остановят! Outlook возьмёт на себя рутину поиска, а вы — сконцентрируетесь на важном.

Пробуйте прямо сейчас: откройте Outlook, щёлкните по строке поиска и начните экспериментировать с фильтрами и операторами! Удачного поиска!