В этой статье мы подробно разберём, как создать папки и настроить правила в Microsoft Outlook для автоматической сортировки входящих писем. Вы научитесь создавать новые папки, создавать и управлять правилами для перемещения писем от определённых отправителей и по ключевым словам, а также узнаете полезные советы для эффективной работы с электронной почтой. Всё изложено понятно и шаг за шагом – идеально для новичков!
1. Введение и базовые понятия
Outlook предлагает мощную систему правил — это автоматизированные действия, которые выполняются с письмами при их поступлении. С помощью правил можно настроить автоматическое перемещение сообщений в нужные папки, присваивать им категории, отмечать флажками или выполнять другие действия без вашего участия.
Организация писем по папкам помогает работать с почтой быстрее и не терять важные сообщения в общем потоке. Правильная сортировка позволяет не только экономить время, но и снижает вероятность пропустить важное письмо среди множества других. При правильно настроенных правилах ваша почта становится упорядоченной и понятной.
Чтобы создать папку:
- В левой части окна Outlook, где отображается список папок, щелкните правой кнопкой мыши по папке "Входящие" или любой другой и выберите Создать папку.
- Введите имя новой папки, например "JIRA" или "Важные", и нажмите Enter.
Для создания правила выполните следующие шаги:
- Найдите письмо от нужного отправителя.
- Правой кнопкой мыши нажмите на письмо и выберите пункт Создать правило.
- Установите флажок рядом с пунктом От: (или другим параметром, если нужно).
- Укажите действие: поставьте галочку Переместить элемент в папку, а затем выберите или создайте папку, куда будут приходить эти письма.
- Нажмите Готово.
После этого все новые письма от этого отправителя автоматически будут перемещаться в выбранную папку.
Правила можно создавать не только по адресу отправителя, но и:
- По ключевым словам в теме или теле письма, например, слова "упомянул" или "прокомментировал".
- По домену email (например, все письма с адресов, заканчивающихся на @company.ru).
- По определённым условиям и исключениям (об этом подробнее расскажем ниже).
При создании правила вы можете поставить галочку Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке Входящие. Это позволит сразу отсортировать письма, полученные ранее.
При создании правила на одном из шагов доступен пункт Имеются ли исключения из правила?. Здесь можно указать условия, при которых письмо не будет перемещаться в заданную папку, например:
- Письма с флажком "Важное".
- Определённые адреса или ключевые слова, по которым письмо должно оставаться во Входящих.
В настройках дополнительного фильтра следует:
- При выборе условий указать поле с текстом в адресе получателя или отправителя.
- Ввести домен, например
@company.ru, и добавить его к условиям. - Указать действие — переместить в нужную папку.
Все созданные правила доступны в меню:
- Файл → Управление правилами и оповещениями.
Там можно: - Изменить условия и действия правила.
- Включить или отключить правило.
- Удалить ненужные правила.
Важно учитывать порядок правил — Outlook выполняет их сверху вниз. Если одно письмо попадает под несколько правил, будет применено первое из них. Следите, чтобы правила не конфликтовали, иначе письма могут не сортироваться правильно.
-
Включите исключения, чтобы письма с отметкой "важное" или от конкретных адресов не перемещались автоматически.
-
Создайте отдельные папки для писем от ключевых людей или инструментов и проверяйте их регулярно.
-
После создания правила нажмите галочку для выполнения его на уже существующих письмах — так вы убедитесь, что всё настроено правильно.
-
Отправьте тестовое письмо или попросите коллегу прислать письмо с нужными параметрами.
Microsoft предлагает подробные инструкции на своём сайте поддержки: support.microsoft.com. Там можно найти обновлённые руководства по правилам и папкам Outlook.
В последних версиях Outlook улучшена работа с правилами: стали удобнее условия для фильтров, добавлена возможность использовать больше исключений и гибко настраивать сортировку в мобильных приложениях.
| Шаг | Что делать | Примечание |
|---|---|---|
| 1. Создать папку | Правой кнопкой на папках → Создать папку → Имя | Назовите папку по смыслу (например, JIRA) |
| 2. Создать правило | Правый клик на письме → Создать правило | Отметить отправителя и выбрать папку |
| 3. Настроить условия фильтрации | Выбрать адрес, ключевые слова или домен | Можно комбинировать условия |
| 4. Добавить исключения | На шаге исключений указать важные письма и др. | Чтобы важное не потерялось |
| 5. Выполнить правило на старых письмах | Отметить опцию выполнения на уже полученных письмах | Контроль корректности работы правил |
| 6. Управлять правилами | Файл → Управление правилами и оповещениями | Корректировать, удалять или менять порядок |
Настройка правил и папок в Outlook — залог того, что ваша почта станет уютной и понятной. Не бойтесь экспериментировать с фильтрами, создавая правила под себя! Помните — правильная автоматизация почты экономит кучу времени и бережёт нервы.
Теперь вы точно знаете, как в outlook настроить папку так, чтобы письма попадали туда автоматически. Удачи в организации вашего почтового пространства!