В этой статье мы подробно разберём, как правильно настроить полный свод начислений и удержаний в 1С ЗУП за выбранный период — без разбивки по месяцам и с учётом всех подразделений организации. Вы узнаете, как изменить структуру отчёта, настроить группировки и фильтры, а также как сверять полученные данные с отчётом 6-НДФЛ. В завершение — практические рекомендации и типичные ошибки, которых стоит избегать.

1. Настройка периода формирования и структуры отчёта для полного свода начислений и удержаний

Как задать период формирования отчёта?

В 1С ЗУП вы можете выбрать любой период — месяц, квартал, год или произвольный диапазон дат. Для этого при открытии отчёта "Полный свод начислений, удержаний и выплат" просто укажите нужный период. По умолчанию отчёт сформируется с разбивкой по месяцам, но это легко исправить.

Как убрать разрез по месяцам и получить свод за весь период?

Чтобы получить свод без помесячного разреза, нужно изменить группировку и отборы в настройках отчёта:

• Откройте отчёт и перейдите в "Настройки" → "Расширенный режим" (иногда называется "Расширенные настройки" или "Настройки для технического специалиста").
• В разделе "Структура" найдите группировку по полю "Месяц начисления" и снимите с неё галочку или полностью удалите это поле из группировки.
• В списке выбранных полей исключите поля, отвечающие за сальдо по месяцам, и замените их на сальдо за весь период (например, "Входящее сальдо периода" вместо "Входящее сальдо месяца").
• Убедитесь, что в группировке присутствует поле "Организация" или, если у вас несколько филиалов, замените его на "Организация.Головная организация" для свода по всей структуре.

Таблица: Основные шаги по настройке свода без разбивки по месяцам

2. Настройка видов расчётов и фильтров по коду дохода НДФЛ

Как выбрать и настроить вид расчёта с кодом дохода НДФЛ?

Для анализа начислений по кодам дохода НДФЛ:

• В расширенных настройках отчёта на вкладке "Структура" добавьте новую группировку:
  • Нажмите правой кнопкой мыши на строке "Группа" и выберите "Добавить".
  • В открывшемся списке выберите "Код дохода по НДФЛ" из узла "Вид расчёта".
• Отключите детализацию по месяцам, чтобы свод был за весь период.
• Добавьте в фильтры поля для отбора по подразделениям и сотрудникам, чтобы при необходимости быстро фильтровать данные.

Как изменить группировку и фильтры для организации и подразделений?

• В настройках группировки замените поле "Организация" на "Организация.Головная организация" — это позволит видеть итоги по всей структуре.
• На вкладке "Отбор" добавьте поля для фильтрации по подразделениям и сотрудникам и установите их видимость в шапке отчёта, чтобы удобно выбирать нужные данные.

3. Работа с настройками и сохранение варианта отчёта

Как получить доступ к настройкам отчёта и перейти в расширенный режим?

• Откройте отчёт "Полный свод начислений, удержаний и выплат".
• Нажмите кнопку "Настройка" внизу окна отчёта.
• Выберите "Расширенный режим" или "Расширенные настройки".
• Перейдите на вкладку "Структура" для изменения группировок и фильтров.

Как заменить «Входящее сальдо месяца» на «Входящее сальдо за период»?

• В структуре отчёта найдите соответствующие поля с сальдо.
• В настройках отбора замените значение для сальдо на начало и конец периода, чтобы корректно отображалось сальдо за весь выбранный период.

Как сохранить актуальный вариант отчёта?

• После внесения всех изменений нажмите кнопку "Выбрать другой вариант отчёта или сохранить новый".
• Введите понятное название, например, "Полный свод начислений и удержаний за период".
• Выберите доступность отчёта — для себя или для всех пользователей.
• Сохраните вариант, чтобы не настраивать отчёт заново каждый раз.

4. Анализ и сверка данных отчёта с отчетностью 6-НДФЛ

Как сверить данные свода с отчетом 6-НДФЛ?

• Проверьте, чтобы период в отчёте 6-НДФЛ совпадал с периодом в полном своде начислений.
• В 1С откройте раздел "Отчётность, справки" → "1С-Отчётность" и создайте или откройте отчёт 6-НДФЛ.
• Перейдите в первый раздел отчёта 6-НДФЛ, где отображаются суммы по кодам доходов.
• Сравните суммы с полным сводом по коду дохода НДФЛ.

Как выявлять расхождения и устранять их?

• Если обнаружены расхождения по суммам (например, по коду 2000 — оклад), используйте функцию "Расшифровать" в отчёте свода, чтобы получить данные по отдельным сотрудникам.
• Экспортируйте расшифровки в Excel для удобного сравнения с детализацией из 6-НДФЛ.
• По найденным расхождениям анализируйте документы и начисления, чтобы выявить ошибки и исправить их.

5. Практические рекомендации и распространённые ошибки

Рекомендации по работе с расшифровками

• Используйте разделы расшифровки для глубокого анализа данных по сотрудникам и кодам доходов.
• Экспортируйте данные в Excel для удобной сверки и поиска ошибок.
• Фиксируйте выявленные несоответствия и оперативно исправляйте их в учёте.

Типичные ошибки при настройке полного свода

• Оставление группировки по месяцам, из-за чего отчёт формируется с разбивкой, а не сводом за период.
• Неправильный выбор поля организации, что ведёт к отсутствию данных по филиалам.
• Несоответствие периода отчёта свода и отчёта 6-НДФЛ, затрудняющее сверку.
• Отсутствие фильтров по подразделениям и сотрудникам для удобного анализа.

Как организовать доступность отчёта для разных групп пользователей?

• При сохранении варианта отчёта укажите, кому он будет доступен — только себе или всем пользователям.
• Для разных групп создавайте отдельные варианты отчёта с нужными фильтрами и настройками.
• Используйте настройки безопасности 1С для разграничения доступа к отчётам.

Итог

Настройка полного свода начислений и удержаний в 1С ЗУП — задача вполне решаемая, если знать правильные шаги:

• Задайте нужный период формирования отчёта.
• Уберите группировку по месяцам, замените сальдо на период.
• Добавьте группировку по коду дохода НДФЛ для анализа налоговой базы.
• Настройте фильтры по организации, подразделениям и сотрудникам.
• Сохраните вариант отчёта для повторного использования.
• Сверяйте данные с отчётом 6-НДФЛ, используя расшифровки и экспорт в Excel.
• Избегайте типичных ошибок и обеспечьте удобный доступ к отчёту для пользователей.

Следуя этим рекомендациям, вы получите мощный инструмент для контроля начислений и удержаний в вашей организации — без лишней детализации, но с полной и достоверной информацией за любой период!