В этой статье мы подробно разберём, как настроить выгрузку документов из 1С в СБИС ЭДО в формате XML. Вы узнаете, какие шаги нужно выполнить для первичной настройки, какие параметры важны в 1С, как правильно формировать XML-файлы, проверять их и обеспечивать безопасность. Также рассмотрим распространённые ошибки и способы их устранения.

Если вы только начинаете знакомиться с электронным документооборотом (ЭДО) и хотите понять, как безболезненно перейти от бумажных документов к электронным, эта статья — для вас!

1. Основы настройки выгрузки из 1С в СБИС ЭДО в формате XML

Какие шаги выполнить для первичной настройки выгрузки?

Чтобы начать обмен электронными документами с СБИС, нужно:

• В 1С заполнить карточки компаний (контрагентов), участвующих в документообороте. Обязательно указать такие реквизиты, как ИНН, КПП и номер договора. Без этих данных документы не загрузятся в СБИС.
• Открыть раздел с документами реализации: в 1С Бухгалтерия это обычно раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
• Использовать функцию «Выгрузить документы в файл» через меню Еще → ЭДО → Выгрузить документы в файл.
• Выбрать нужные документы для выгрузки (один или несколько) и нажать Выполнить.

Какие параметры и настройки в 1С нужны?

• В карточках контрагентов обязательно заполнить реквизиты: ИНН, КПП, номер договора.
• Провести документы, чтобы они имели статус, позволяющий выгрузку.
• Настроить пользователей и пароли, если это требуется при входе в 1С.
• При использовании подключенного сервиса 1С-ЭДО выгрузка упрощается, но такой сервис требует отдельного подключения и оплаты.

Как настроить автоматическую выгрузку?

Автоматизация выгрузки возможна при использовании сервисов ЭДО, которые интегрируются с 1С и позволяют:

• Настроить расписание выгрузки документов в XML.
• Автоматически отправлять выгруженные файлы в СБИС.
• Получать уведомления об ошибках или успешной отправке.

Без подключения таких сервисов выгрузка обычно выполняется вручную через интерфейс 1С.

2. Технические требования и структура XML-файлов для СБИС ЭДО

Какие обязательные реквизиты должны быть в XML?

Для успешной загрузки в СБИС XML-файл должен содержать:

Особенности структуры и форматирования XML для УПД и реализации товаров

• Документы УПД (универсальный передаточный документ) имеют строго регламентированную структуру, утверждённую ФНС (Приказ ММВ-7-15/820@).
• В XML-файлах есть отдельные блоки для счета-фактуры, корректировок и прочих атрибутов.
• Формат XML ориентирован на объектно-ориентированное описание — это облегчает проверку и обработку.
• Важно соблюдать правильные имена тегов и атрибутов, а также их вложенность.

Как подготовить и проверить XML-файл?

• Используйте встроенные в 1С механизмы выгрузки — они формируют корректный XML, соответствующий требованиям ФНС.
• Для проверки можно использовать специализированные программы или онлайн-сервисы, которые валидируют XML по XSD-схемам ФНС.
• Обязательно проверьте наличие электронной подписи (ЭЦП) на документе.
• При ошибках форматирования или отсутствующих реквизитах СБИС выдаст уведомление с описанием проблемы.

3. Практические рекомендации по выгрузке и обработке документов

Как использовать функцию «Выгрузка документов в файл» в 1С?

• В разделе реализации выберите нужные документы.
• Через меню Еще → ЭДО → Выгрузить документы в файл сформируйте архив с XML-документами.
• Архив содержит несколько файлов, включая card.xml с метаданными.
• При необходимости укажите email для отправки файла.

Лучшие практики для выгрузки УПД, УКД и других документов

• Выгружайте документы партиями, используя Shift+клик для выбора нескольких документов.
• Убедитесь, что документы проведены и имеют корректные реквизиты.
• Для корректировочных документов (УКД) используйте отдельные обработки, так как они имеют свои особенности по формату.
• При массовой выгрузке следите за размером архива и длиной пути к файлам (Windows ограничивает путь до 260 символов).

Как организовать массовую выгрузку?

• Выделяйте сразу несколько документов в списке реализации.
• Используйте функцию пакетной выгрузки через меню ЭДО.
• Сохраняйте архив в папку с коротким путём, например, C:\Temp\, чтобы избежать ошибок Windows.
• Проверяйте корректность выгрузки перед отправкой.

4. Проверка, подпись и безопасность выгруженных XML-документов

Как подготовить XML с электронной подписью?

• В 1С или через сервис ЭДО добавьте квалифицированную электронную подпись (ЭЦП) к XML-файлу.
• Подпись подтверждает юридическую силу документа, заменяя бумажную подпись и печать.
• Без ЭЦП документы не принимаются налоговыми органами и контрагентами.

Как проверить корректность XML-документов?

• Используйте встроенные проверки 1С или сторонние валидаторы.
• Проверяйте соответствие формату ФНС, наличие обязательных реквизитов.
• Проверяйте электронную подпись через программы проверки ЭЦП.

Меры безопасности и соответствия законодательству

• Храните электронные документы только в электронном виде в надёжном архиве.
• Не распечатывайте и не храните ЭДО-документы в бумажном варианте — это не требуется законом.
• Обеспечьте защиту доступа к 1С и ЭДО-сервисам.
• В договоре с контрагентами пропишите порядок обмена документами (бумажный или электронный).

5. Решение распространённых проблем и ошибки при выгрузке в XML для СБИС

Как устранить ошибки формата XML и подписи?

• Если при загрузке в СБИС возникает ошибка «Неверный формат ИдФайл» — проверьте правильность заполнения атрибутов в XML (например, ИдОтпр, ИдПол).
• Ошибки подписи часто связаны с некорректной или отсутствующей ЭЦП.
• Используйте сервисы проверки ЭЦП для выявления проблем.

Что делать при неверных настройках или отсутствии данных?

• Проверьте, что в карточках контрагентов заполнены ИНН, КПП и договор.
• Убедитесь, что документы проведены и готовы к выгрузке.
• Если выгрузка невозможна, попробуйте обновить конфигурацию 1С или установить необходимые расширения для ЭДО.

Нужно ли устанавливать дополнительные расширения?

• Для базовой выгрузки XML в 1С часто достаточно типовых конфигураций.
• Для удобства и автоматизации рекомендуется подключать сервисы 1С-ЭДО.
• В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные обработки или обновления конфигурации.

Итог

Выгрузка документов из 1С в СБИС ЭДО в формате XML — это несложный, но требующий внимательности процесс. Главное — правильно заполнить реквизиты, использовать встроенные функции 1С для формирования корректных XML-файлов и обеспечить наличие электронной подписи. Следуя рекомендациям из этой статьи, вы сможете быстро и безболезненно перейти на электронный документооборот, сэкономить время и избежать типичных ошибок.

Не бойтесь экспериментировать и настраивать систему под свои нужды — электронный формат документов уже стал стандартом современного бизнеса, и освоение его откроет перед вами новые возможности!