Электронный документооборот (ЭДО) в 1С — это мощный инструмент, который помогает упростить обмен документами с контрагентами, экономит время и снижает ошибки. Если вы только начинаете знакомиться с этой системой, этот материал расскажет, как пошагово настроить ЭДО в 1С, подключить организацию к сервису, работать с контрагентами, а также избежать и решать распространённые проблемы.

1. Введение в настройку ЭДО в 1С

Основные шаги для настройки ЭДО

Настройка электронного документооборота в 1С начинается с установки необходимых компонентов и подключения к сервису:

1. Установка криптопровайдера — это программа, которая обеспечивает работу с электронной подписью. Для ЭДО в 1С нужно скачать и установить криптопровайдер, рекомендованный удостоверяющим центром, выпустившим вашу квалифицированную электронную подпись.

2. Проверка криптопровайдера — в 1С перейдите в раздел Администрирование → Настройки программы → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи и шифрования → Программы, чтобы убедиться, что криптопровайдер корректно установлен.

3. Добавление квалифицированной электронной подписи — в тех же настройках подписи нажмите Добавить → Из установленных на компьютере, выберите сертификат, затем нажмите Проверить для проверки корректности.

4. Подключение организации к сервису ЭДО — в разделе Администрирование → Настройки программы → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами включите опцию Сервисы ЭДО. Затем нажмите Подключиться к сервису ЭДО и следуйте инструкциям помощника: создайте идентификаторы организации и оператора, примите условия, введите пароль электронной подписи и подпишите подключение.

Как подключить свою организацию к системе ЭДО через 1С-ЭДО

Подключение — это создание уникальных идентификаторов вашей организации и оператора ЭДО. В помощнике подключения:

• Выберите оператора ЭДО (например, АО «Калуга Астрал» или ООО «Такском»).
• Заполните данные организации.
• Подпишите заявку с помощью квалифицированной электронной подписи.
• После успешного подключения можно переходить к обмену электронными документами.

2. Настройка и управление обменом электронными документами

Настройка параметров обмена и создание идентификаторов

В настройках ЭДО можно задать параметры обмена:

• В разделе Обмен с контрагентами создайте или проверьте идентификаторы вашей организации и оператора.
• Для каждого контрагента можно создавать отдельные настройки отправки, которые учитывают особенности договоров и форматы документов.

Автоматическое взаимодействие (роуминг)

Роуминг — это автоматическое взаимодействие между операторскими системами ЭДО. Если вы и контрагент используете операторов, поддерживающих 1С-ЭДО, роуминг настраивать не нужно — обмен будет работать автоматически. Если же контрагент подключен к другому оператору (например, не поддерживающему 1С-ЭДО), может потребоваться отправить заявление на роуминг, которое в большинстве случаев формируется автоматически.

Формирование и отправка документов по договорам

В 1С можно разграничить настройки отправки электронных документов по разным договорам с контрагентами. Для этого:

• Включите учёт по договорам в Администрирование → Функциональность.
• В карточке контрагента создайте отдельные настройки отправки для каждого договора.
• Укажите нужный формат и идентификатор участника ЭДО для каждого договора.
• При отправке документа система автоматически выберет настройку, соответствующую договору, указанному в документе.

3. Работа с контрагентами и приглашениями в ЭДО

Отправка приглашений контрагентам

Чтобы начать обмен электронными документами, необходимо отправить контрагенту приглашение:

• Перейдите в Справочники → Контрагенты, выберите нужного контрагента.
• Нажмите кнопку ЭДО → Пригласить к обмену электронными документами.
• В появившемся окне напишите текст приглашения, укажите идентификатор контрагента (если он известен) и отправьте приглашение.

Проверка учётной записи контрагента

В справочнике контрагентов в столбце «ЭДО» можно увидеть значок, который показывает наличие учётной записи в сервисе 1С-ЭДО:

• Зелёный значок — с этим контрагентом уже настроен обмен.
• Отсутствие значка — учётная запись отсутствует или неизвестна, приглашение можно отправить по идентификатору, электронной почте или оператору.

Управление идентификаторами участников ЭДО

Один контрагент может иметь несколько идентификаторов для разных целей и программ. Перед отправкой приглашения уточните у контрагента, какой идентификатор использовать. Если нужно, замените учётную запись в поле приглашения на нужный идентификатор.

Отслеживание статусов приглашений

Статусы приглашений отображаются в разделе Текущие дела ЭДО → Приглашения:

Обновлять статусы можно кнопкой Отправить и получить.

4. Тестирование, диагностика и решение проблем

Проверка корректности настройки ЭДО

В 1С есть встроенный инструмент диагностики:

• Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Диагностика ЭДО.
• Запустите проверку и проанализируйте результаты.

Что делать, если обмен не происходит

Если контрагент подключен, но обмен документами не работает:

• Проверьте, принято ли приглашение контрагентом.
• Убедитесь, что идентификаторы участников ЭДО корректны.
• Проверьте наличие и корректность настроек отправки по договорам.
• В случае роуминга — проверьте, нужно ли отправлять заявление на роуминг.

Устранение распространённых ошибок

• Неправильный сертификат или криптопровайдер — переустановите и проверьте подпись.
• Несоответствие форматов документов — настройте форматы в параметрах отправки.
• Несоответствие идентификаторов — уточните у контрагента и обновите настройки.

5. Практические рекомендации и управление настройками

Разграничение настроек отправки по договорам

Чтобы отправлять документы в нужном формате и на правильный идентификатор ЭДО:

• Включите учёт по договорам.
• Создайте отдельные настройки отправки для каждого договора контрагента.
• Укажите соответствующий договор и формат документа.

Как проверить, по какой настройке отправлен документ

После создания документа:

• Откройте форму предварительного просмотра.
• Нажмите ссылку Настройки отправки — увидите, какая настройка используется.
• Если документ уже отправлен, в карточке документа можно посмотреть идентификатор контрагента.

Значение зелёного индикатора в настройках ЭДО

Зелёный индикатор рядом с настройкой отправки означает, что в базе есть принятое приглашение от контрагента, и обмен по данной настройке возможен.

Итог

Настройка ЭДО в 1С — это несложный, но важный процесс, который включает установку криптопровайдера, добавление квалифицированной электронной подписи, подключение организации к сервису, создание и управление настройками обмена с контрагентами, отправку приглашений и контроль статусов. Следуя описанным шагам и рекомендациям, вы сможете быстро наладить электронный документооборот и повысить эффективность работы с документами в вашей организации.

Не забывайте регулярно проверять корректность настроек и статусы обмена, чтобы избежать сбоев. Удачи в освоении ЭДО!