В Outlook 2016 есть два рабочих способа поставить автоответ на время отпуска. Первый проще и удобнее, когда у вас корпоративная почта Exchange. Второй - через правило - выручает, если пункта с автоответами в настройках нет или он не подходит.
Ниже - оба варианта, чтобы вы выбрали свой и быстро включили уведомления.
Способ 1. Включить автоответы через «Файл» (для Exchange)
Этот вариант обычно работает для корпоративных аккаунтов на сервере Microsoft Exchange.
- Откройте Outlook 2016.
- Нажмите «Файл».
- Найдите «Автоответы» (иногда в этом месте написано «Автоматические ответы») и откройте окно настроек.
- Поставьте галочку «Отправлять автоответы».
- Если нужно строго на период отпуска, включите «Отправлять только в течение следующего периода» и укажите дату/время начала и окончания.
- На вкладке «В пределах организации» напишите текст ответа для коллег (обычно это коротко: вы в отпуске, когда вернётесь, и к кому обращаться).
- При необходимости откройте «За пределами организации» и напишите отдельный текст для внешних отправителей.
- Если отправлять внешним адресатам готовы не всегда, проще сделать сообщение для них нейтральным и без лишней конкретики.
- Нажмите «ОК».
После этого Outlook будет автоматически отправлять автоответ всем, кто напишет вам, пока включены автоответы и задан период.
Способ 2. Если нет «Автоответов»: настроить правило (через шаблон)
Если в «Файл» вы не видите нужного пункта с автоответами, используйте правило. Оно работает универсальнее, но требует пары заготовок.
Шаг 1. Создайте шаблон сообщения
- В Outlook нажмите «Создать сообщение».
- В теле письма напишите текст автоответа.
- Поля «Кому» и «Тема» можно не заполнять.
- Нажмите «Файл» → «Сохранить как…».
- Выберите тип файла «Шаблон Outlook».
- Сохраните и запомните, в какую папку он лег.
Шаг 2. Создайте правило, чтобы Outlook отвечал автоматически
- В главном окне Outlook откройте «Файл» → «Управление правилами и оповещениями».
- Нажмите «Новое…».
- Выберите «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».
- На шаге с условиями обычно можно ничего не задавать, чтобы отвечать на все входящие. Нажмите «Далее» и подтвердите действие.
- На шаге с действиями поставьте галочку «Ответить, используя указанный шаблон».
- В этом же шаге укажите ваш шаблон:
- откройте выбор шаблона,
- найдите его (обычно пункт «Шаблоны в файловой системе»),
- выберите файл шаблона и нажмите «Открыть».
- Дальше пропустите дополнительные условия, если они не нужны, и переходите «Далее».
- В финальном окне нажмите «Готово» и убедитесь, что правило включено.
Минус этого способа: если вы делаете правило без срока завершения, его потом придётся отключить вручную.
Тексты автоответа: что лучше написать
Чтобы письма не превращались в переписку “в никуда”, полезно держать ответ в одном шаблоне и добавлять адрес, куда переключить срочные вопросы.
| Кому | Что указать | Пример формулировки |
|---|---|---|
| В пределах организации | отпуск, дата возвращения, кому писать по срочным вопросам | «Я в отпуске до 22.04. По срочным вопросам пишите Ивану Петрову: ivan@example.com» |
| За пределами организации | что вы недоступны, когда вернётесь, куда обращаться | «Спасибо за письмо. Я отвечу после возвращения (ориентировочно 22.04). По срочным вопросам свяжитесь с поддержкой: support@example.com» |
Как отключить автоответ после отпуска
- Если вы включали через «Автоответы»: зайдите снова в этот раздел и выберите «Не отправлять автоответы» (или аналогичную команду отключения).
- Если вы включали через правило: откройте «Управление правилами и оповещениями», найдите нужное правило и снимите его активность.
Быстрый ориентир: какой способ выбрать
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Видите в Outlook 2016 «Автоответы» в «Файл» | Включайте автоответ через этот пункт и задайте даты |
| «Автоответы» не видно или функция не подходит | Делайте автоответ через правило и шаблон |
Источник: официальные инструкции Microsoft по автоматическим ответам в Outlook (включая отключение и настройку для внутренних и внешних отправителей).